الوهيبي: 38366 هي عدد الوثائق التي تم فرزها واستمر الفرز لمدة عامين

 حققت وزارة التعليم العالي إنجازا في إنهاء عملية فرز وثائقها كأول مؤسسة حكومية تنهي عملية فرز لوثائقها بإشراف المختصين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث تشير الإحصائيات إلى خضوع 38366 وثيقة للفرز، تم إتلاف 31604 وثيقة وترحيل 543 وثيقة للحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

يقول منذر بن محمد بن منصور الوهيبي مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي: على ضوء منهجية العمل الواردة من هيئة الوثائق  والمحفوظات الوطنية اتخذت وزارة التعليم العالي عدة إجراءات تحضيرية لعملية الفرز وذلك خلال الفترة من يناير إلى سبتمبر 2014م ، وقد صدر قرار وزاري رقم (10/2014) بتشكيل لجنة المتابعة الرئيسية لخطة فرز وثائق الوزارة، وتم حصر وتجميع كافة النصوص المتعلقة بإنشاء الوزارة وتقسيماتها، ومن ثم تم حصر عدد الملفات والوثائق القديمة المحفوظة في مخزن وزارة التربية والتعليم في غلا الصناعية، ومن ثم نقلها إلى أماكن الحفظ بديوان عام الوزارة .

تحديات

وحول التحديات  التي واجهت فريق العمل أثناء عملية الفرز قال الوهيبي: هناك عدة تحديات واجهت فريق العمل أثناء قيامه بمهمة الفرز تتمثل في وجود الملفات والوثائق في مجموعات غير متجانسة دون أي بيان حول نوعها وكمياتها وسنواتها حيث يتطلب بدايةً تحديد الملفات التابعة لكل مديرية ومن ثم الدائرة وصولاً للأقسام مع الأخذ في الاعتبار سنوات الإنجاز واعتادت أغلب التقسيمات تنظيم وتسمية وثائقها حسب الجهة التي يتم التعامل معها وليس حسب المواضيع، وهذا الأمر من شأنه أن يجعل عملية الفرز معقدة ومراعاة التغيير الهيكلي لتركيبة التقسيمات، واختصاصاتها وهذه مرحلة غاية في الأهمية لإعادة تجميع الملفات حسب المواضيع المعتمدة بجداول مدد الاستبقاء.

كما يضيف الوهيبي: أن إعادة ضبط الملفات حسب المسميات المعتمدة بنظام تصنيف وجداول مدد الاستبقاء، يعني نقل وثائق من ملف إلى لآخر وإعادة ترتيبها زمنياً ومنطقياً كون أن الملفات القديمة عبارة عن خليط من المواضيع ولا تتماشى مع التوجه الحالي لإدارة الوثائق. والمخاطر الصحية والإصابات جراء التعامل مع رصيد وثائقي قديم به كميات من الغبار والمواد الضارة التي تكونت نتيجة الظروف المناخية غير المناسبة للحفظ طوال السنوات الماضية و توفير مخازن كافية لاستيعاب الكم الهائل من الوثائق و تعذر مشاركة عدد من ممثلي الجهات واستبدالهم في أوقات حرجة؛ أدت في بعض الأحيان إلى تمديد وقت إنجاز الفرز وعدم البت في مصير عدد كبير من الملفات التي يتوجب الانتقاء منها حسب ما هو مقرر لها بجداول مدد الاستبقاء؛ وذلك نتيجة لتأخر قيام المعنيين في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بموافاة الوزارة بمعايير الانتقاء، و كثير من الأعمال المرتبطة بعملية الفرز يبذل فيها جهد بدئي كبير وخاصة من الفريق الذي يمثل دائرة الوثائق حيث يتطلب التدخل المباشر في تعبئة الحاويات والكراتين بالملفات وتغليفها بل وحتى في أحيان كثيرة التحميل والتفريغ إضافة إلى أعمال إتلاف الوثائق.

سر الإنجاز

عن سر هذه الإنجاز ومقدرة الفريق المكلف بالمشروع على الانتهاء من العمل في وق مناسب وقياسي، يوضح الوهيبي قائلا: كانت الدلائل في بداية المشروع عطفاً على حجم الملفات والوثائق التي ستخضع للفرز تشير إلى حاجة العمل لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات خاصة في ظل خلو المنهجية التي اعتمدتها الهيئة من آليات تفصيلية لكيفية تنفيذ العمل، ولكن بإرادة وعزيمة فريق العمل والتدريب الذي تلقاه الفريق والمناقشات المستمرة والتي أفضت فيما بعد إلى تطور الآليات والاستمارات المستخدمة بالإضافة تكثيف الجهود وزيادة عدد ساعات العمل التي وصلت في كثير من الأحيان إلى ما بعد الثامنة مساءً تقلصت الفترة إلى حدود السنتين في سبق أشادت به هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وقد جاء هذا الإنجاز في ظل وجود قناعة عامة من كافة شرائح الموظفين بدءا من معالي الوزيرة وسعادة الوكيل ومرورا بالموظفين من دوائر الوزارة المختلفة، بضرورة تكاتف كافة الجهود لإنجاح هذا المشروع الوطني.

إيجابيات

وعن الإيجابيات التي يقدمها المشروع لعمل الوزارة يقول الوهيبي: هناك الكثير من الإيجابيات التي يقدمها هذا المشروع نورد بعضاً منها تنقية وضع الوثائق التي تكدست منذ أمد طويل ووضع حد للحفظ العشوائي لها. والتخلص المنظم من الوثائق التي زالت الحاجة إليها ولا تكتسي صبغة تاريخية انطلاقا من قواعد الحفظ المحددة بجداول مدد الاستبقاء. وتحديد الوثائق المهمة والمعبرة عن إنجازات عهد النهضة المباركة وترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بغرض ترتيبها وحفظها في ظروف مناسبة وإعدادها وإتاحتها بهدف الاستفادة منها من قبل الباحثين والدارسين في مختلف العلوم وفقاً لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات العامة. كما توفير أماكن عمل إضافية والحد من شراء أدوات ومعدات التخزين.

خطط مستقبليات

وعن الخطط المستقبلية لتطوير عملية التوثيق بالوزارة يقول الوهيبي: هناك جملة من المشاريع والأفكار للارتقاء بمنظومة العمل الإداري من خلال تطبيق نظام إدارة الوثائق والمأمول تنفيذها خلال العام القادم 2017لعل أبرزها مشروع الربط الإلكتروني في تبادل المراسلات مع عدد من الجهات الحكومية والخاصة، ومشروع إعداد آلية حفظ وتبادل الوثائق المصنفة بمختلف تقسيمات الوزارة بما يضمن لها الحماية والسرية اللازمة.

مراحل وإعداد

وعن مراحل عملية الفرز ونتائجها يوضح الوهيبي: تم إعداد كشف بحجم الوثائق التي ستخضع لأعمال الفرز تشمل التقسيمات الإدارية الموجودة بديوان عام الوزارة وكليات العلوم التطبيقية ومن ثم صدر قرار وزاري رقم (39/2014) بتشكيل فريق عمل فرز الوثائق وعددهم (45) عضوا من مختلف التقسيمات الإدارية بالوزارة وتم عقد دورة تدريبية لأعضاء فريق الفرز بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالقاعة الكبرى بجامع السلطان قابوس الأكبر.

ويضيف منذر الوهيبي : ومن خلال فترة العمل فقد بدأت عملية فرز وثائق  المديرية العامة وللشؤون الإدارية والمالية بتاريخ 7/9/2014 وانتهت بتاريخ 31/12/2014م  والتي استمرت 3 شهور و24 يوم وشارك فيها 7 أعضاء تشير نتيجة الفزر إلى أن  إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز بلغ 8179 من إجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف 4919 أما إجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 3250 أما عن الملفات التي لم  تستكمل فترة الحفظ المقررة وتقرر لها الإتلاف نتيجة الضرر الواقع عليها جراء العفن والرطوبة بلغ 10 ملفات.

أما عن وثائق المديرية العامة للبعثات فقد شارك في فرزها 8 أعضاء واستمر الفرز لسنة وشهر تقريبا حيث بدأت بتاريخ    5/2/2015 وانتهت بتاريخ 31/3/2016م وإجمالي الملفات التي خضعت للفرز بلغ 26361 وإجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز وإجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الاتلاف اف24773 وإجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 1588 وإجمالي الوثائق المقرر لها الحفظ الدائم 190.

أما وثائق المديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة فقد شارك فيها 9 أعضاء واستمر الفرز أسبوعين حيث بداء بتاريخ 10/4/2016 وانتهت بتاريخ 21/4/2016م وبلغ إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز 399 وبلغ إجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف 244   وبلغ إجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 155.

أما وثائق المديرية العامة لكليات العلوم التطبيقية فقد شارك فيها 7 أعضاء واستمرت عملية الفرز ثلاثة أسابيع حيث بدأت بتاريخ 25/4/2016 وانتهت بتاريخ 12/5/2016م وبلغ إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز 687، كما بلغ إجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف 443 وبلغ إجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 244.

أما وثائق المديرية العامة للتخطيط والتطوير فقد شارك فيها 8 أعضاء واستمر الفرز أسبوعين بدأت بتاريخ 17/7/2016 وانتهت بتاريخ 26/7/2016م، وبلغ إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز 442، كما بلغ إجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف المباشر 170 وبلغ إجمالي الوثائق المقرر لها الانتقاء 174 وبلغ إجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 82 وبلغ إجمالي الوثائق المقرر لها الحفظ الدائم 16.

أما وثائق مكتب سعادة الوكيل والدوائر التابعة له فقد شارك فيها 9 أعضاء واستمر الفرز أسبوعين بدأت بتاريخ 7/8/2016 وانتهت بتاريخ 17/8/2016م وبلغ إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز 1227 كما بلغ إجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف المباشر 516 وإجمالي الوثائق المقرر لها الانتقاء 484 وإجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 80 وإجمالي الوثائق المقرر لها الحفظ الدائم 147.

أما وثائق مكتب معالي الوزيرة والدوائر التابعة له وشارك فيها 11 عضو واستمر الفرز أسبوع واحد بدأت بتاريخ 25/9/2016 وانتهت بتاريخ 28/9/2016م، وبلغ إجمالي الملفات والوثائق التي خضعت للفرز 1071 وإجمالي الملفات والوثائق المقرر لها الإتلاف المباشر 539 وإجمالي الوثائق المقرر لها الانتقاء 72 وإجمالي الملفات التي استوجب استبقاؤها لاستكمال فترة الحفظ الوسيط 270 وإجمالي الوثائق المقرر لها الحفظ الدائم 190.